Een goed doordacht en goed 'ontworpen' kantoor kan een bepalende factor zijn in de werving en het behoud van uw talenten. Tegenwoordig kunnen nieuwe werkruimtes 'flex desks' aanbieden: werkplekken op coworking-plateaus en samenwerkingsruimtes die alleen zijn afgebakend door glazen panelen.
Deze nieuwe werkruimtes kunnen er 'hip' uitzien en dragen bij aan de bedrijfscultuur: transparantie, openheid, teamgeest, ...
Deze 'open spaces' hebben tal van voordelen.
Ten eerste, licht: werkruimtes kunnen worden overspoeld met natuurlijk licht... of niet. Een recente studie toont aan dat medewerkers die onder kunstlicht werken sneller geneigd zijn om in slaap te vallen dan degenen die onder aangenaam en zacht natuurlijk licht werken. Dezezelfde studie benadrukt ook het belang van een uitzicht op de natuur: medewerkers met uitzicht op tuinen, bomen of waterlopen zouden productiever, geduldiger en minder gefrustreerd zijn dan degenen met uitzicht op een gebouw of ... een muur of een collega!
Deze werkruimtes, gebouwd met panelen en glazen muren, zouden verschillende voordelen hebben: de verspreiding van natuurlijk licht, maar ook ... aanzienlijke schaalvoordelen!
Zeker ... Maar deze open spaces hebben ook een duistere kant. Een studie uitgevoerd door de Universiteit van Sydney in 2013 benadrukte een groot probleem: het gebrek aan akoestische privacy dat het moreel en de concentratie van medewerkers schaadt.
Erger nog, een andere studie uitgevoerd in 2014 door Ipsos en Steelcase toonde aan dat werknemers gemiddeld 86 minuten verloren door geluidsafleiding.
Stel de vraag aan je familie, vriend of collega; elke werknemer zou getuigen van zijn eigen geluidsoverlast: luide gesprekken tussen collega's, lawaaierige printers, schelle telefoons, het geluid van de airconditioning, ... of de collega die alleen praat!
Is het dan mogelijk om een hippe open space te hebben waar stilte, rust en productiviteit heersen?
Het antwoord is gelukkig: JA!
Hier zijn enkele tips die bedrijven kunnen implementeren om weer geluidsrust te vinden.
1. Wijd ruimtes aan stilte
Bedrijven zouden vergaderzalen of ongebruikte ruimtes kunnen omvormen tot een "stilte ruimte". Werknemers zouden daarheen gaan wanneer ze absoluut in stilte aan een belangrijk project of een taak die hoge concentratie vereist moeten werken. Het voordeel is dus dat de productiviteit toeneemt wanneer dat nodig is. Let op dat niet altijd dezelfde mensen deze ruimtes gebruiken!
2. Wijd ruimtes aan geluid
Tegenovergesteld, bedrijven zouden kunnen besluiten om ruimtes te wijden aan verbale interacties, discussies, brainstormsessies, ... kortom, aan geluid! Zones zoals de refter, de kitchenette, de cafetaria zijn daar goed voor. Maar het zou ook mogelijk zijn om zones te creëren die specifiek zijn voor telefoongesprekken. Zo zouden werknemers die aan hun bureau zitten zo stil mogelijk moeten zijn en respectvol naar hun collega's. Behoefte om te praten, uit te wisselen of te bellen? Leid ze naar deze ruimtes die aan geluid zijn gewijd.
3. Het geluid maskeren door het achtergrondgeluid te verhogen
Het lijkt een beetje absurd. En toch! Voeg een achtergrondgeluid toe aangenaam kan het stiller maken. Witte ruis, roze ruis, natuurlijke geluiden, waterfonteinen, enz. kunnen de hierboven genoemde storende geluiden (gesprekken, beltonen, kopieermachines, airconditioning, enz.) maskeren.
4. Geluidsabsorberende materialen installeren (zonder het ontwerp aan te tasten)
Voor bedrijven die te maken hebben met ernstige geluidsproblemen, zoals callcenters of coworkingruimtes, zijn er gelukkig esthetische oplossingen om deze problemen aan te pakken en zo het geluid te verminderen.
De open ruimtes in gerenoveerde panden (oude industrieën, drukkerijen, molens, enz.) kunnen ook te maken hebben met aanzienlijke problemen met de verspreiding van luchtgeluiden. De harde oppervlakken van deze plaatsen (vloeren, zichtbare metalen balken, bakstenen muren) absorberen geluid zeer slecht en weerkaatsen het door de werkruimte.
Er zijn echter oplossingen (al eerder genoemd op deze blog 10 ideeën voor interieurdecoratie om je te isoleren van geluid) : tapijten, gordijnen, boekenkasten vol boeken, stoffen banken, planten, enz. Het is stijlvol, niet (te) duur en het zal een veel gezelligere sfeer creëren voor uw medewerkers en klanten!
Zeker duurder, er zijn ook oplossingen zoals wanddecoraties van geluidsabsorberende materialen of zelfs groene muren.
De vier hierboven genoemde oplossingen zijn collectieve middelen. Een goede manier om samen te leven. Als uw werkgever of uw bedrijf niet in staat is om in deze oplossingen te investeren, zijn er toch individuele oplossingen.
5. Laat van je horen!
Vind je dat je collega's te luidruchtig zijn? Dat de fotokopieermachine of de printer te veel geluid maakt? Dat de airconditioning een irritant, snurkend geluid maakt? Meld het aan je hiërarchie! Maak lawaai, zelfs als het per e-mail is 🙂
Wees gerust, je hiërarchie, vaak ver weg van de geluidsoverlast, is zich niet noodzakelijk bewust van het lawaai dat heerst op jouw werkplek en het is voldoende om het te melden om een oplossing te vinden.
Beter nog... Vorm een delegatie van enkele werknemers om je verzoek meer gewicht te geven, maar ook om samen oplossingen te vinden en voor te stellen. Een initiatief geleid door meerdere medewerkers zal altijd beter worden ontvangen, zowel door de hiërarchie als door je collega's.
Kortom: dialoog, wissel uit en innoveer... zonder te veel lawaai te maken, natuurlijk.
6. Gebruik een indicator
Vind je dat je voortdurend wordt onderbroken door je collega's? Geef ze een duidelijk en ondubbelzinnig signaal.
Er zijn oplossingen zoals dit USB-gadget van het bedrijf Luxafor (http://luxafor.com/). Groen: je kunt onderbroken worden. Rood: niet storen.
Eenvoudig maar effectief! Let echter op dat je het niet misbruikt en denk eraan om tijdslots te organiseren waarin men met je kan praten.
Of gebruik een humoristisch figuurtje op je bureau wanneer je niet gestoord wilt worden.
7. Draag een koptelefoon
Laatste oplossing die even effectief is: draag een koptelefoon zonder noodzakelijkerwijs muziek te luisteren! Volgens sommige onderzoeken zou het simpelweg dragen van oordopjes uw concentratie en productiviteit met bijna 20% verhogen.
Bovendien zendt het dragen van een koptelefoon een duidelijk signaal naar uw collega's: dat u niet gestoord wilt worden.
Voor wie het horen wil!